컨설턴트가 알려주는 보고서 작성의 기술 with 파워포인트

* 원고는 모두 포함되어 있으며 이미지 첨부 제한으로 부득이하게 책 내용 사진과 편집된 원본 글은 아래를 통해 확인해주세요 ^^

* 서평 전문 보기 http://blog.naver.com/kgbdiy/220827084586

"자~ 반성문 써와!" 학교라는데를 들어가면서 자주는 아니라도 한번쯤은 서봤을 법한 공식문서가 아니였을까요?

참, 말로 하는건 편한데 뭔가 형식에 맞춰서 문서화하려면 여간 번거롭고 어려운게 아닙니다.
고등학교때까지야 딱히 그런 문서를 작성할 일이 별로 없지만, 그 이상의 교육기관(대학교,대학원 등등)을 시작으로 사회생활을 하면 젤 처음 맞닥드리는게 보고서일겁니다.
제안서, 기획서 등등 여러 종류가 있을텐데요. 몸으로 떼우는것보다 힘들다는 그 보고서 작성하는 법을 누군가 자세하게 가르쳐 주면 좋겠죠?

2015년 7월에 출시됐던 <컨설턴트가 알려주는 보고서 작성의 기술 with 파워포인트>는 서점에서 그리 쉽게 볼 수는 없는 도서중에 하나입니다.
그래도 책에 담긴 보고서 작성 프로그램은 우리에게 익숙한 파워포인트(Powerpoint)라서 제작툴에 대한 낯설음은 좀 덜 한 편이죠.

보고서 작성에 대한 전공 과목도 없고 그런 학과도 없습니다. 하지만 직장생활을 하면서 가장 많이 써야할 문서중에 하나임에도 죽어라 배웠던 전공 과목은 정말 '뭐에 쓰는 물건인고?'라는 의문을 품지 않을 수 없게 하죠.

<보고서 작성의 기술>의 저자또한 전문적으로 보고서 작성법을 배운 사람이 아닙니다. 그 역시 직장생화을 하면서 선배의 어깨 너머로 배우고 또 기존 보고서들을 보면서 익혔죠.
그렇게 경험을 쌓으면서 다수의 기업에서 강연도 하고 컨설턴트를 하게 되면서 훨씬 더 체계적인 보고서 작성의 그 기술(!)을 연마하게 된 것이라고 합니다.

머리말에서 부터 이런 질문을 내던져 놓더군요.

"보고서 작성 기술은 왜 체계적으로 배우기 어려울까요?"

이 물음에 저자는 "3S 원칙"에 대한 의견을 내놓고 보고서 작성에 대한 기술을 정리하고 있습니다.

첫번째 S는 "Specialist" 영화의 제목같은데요. 그가 "Specialist" 라고 지목한 이유는 그리 많지 않은 시중의 보고서 작성관련 도서를 보면 대부분 일반적인 내용만 다루고 있다는 것입니다.
그러다 보니 다 고만고만하고 차별성이 없어 전문가다운 신뢰도를 주지 못하기 때문에 확실하게 프로페셔널한 보고서로 클라이언트(의뢰자)한테 믿음을 줘야 한다는 말이죠.

두번째 S는 "Simple", 듣기만 해도 심플하지 않나요?
보고를 위한 보고서가 아니라, 문서를 위한 보고서가 될때 많이들 겪을 겁니다. 복잡하지 않고 주용한 포인트만 짚어서 구성되어야 발표할때나 승인을 받을때 설득력이 있다는 얘기죠.

세번째 S는 "Speed" 로 어디서나 빠지지 않는 요소죠. 비슷한 조건에 가장 칭찬받고 인정받는건 바로 빨리 쳐내는것, 한국사회에서 사는 한 싫어도 해내야 하는 과업입죠.
슬픈 현실이지만, 항상 보고서 마감기한은 짧디 짧잖아요. 하지만 시간이 많다고 높은 퀄리티의 보고서가 작성되지도 않잖아요. 반증으로 대학교 때 자취들 많이 하지만 학교가 가깝다고 일찍 출석하는것도 아니라는걸 아마도 다들 하실거예요.
전날 밤새 마시고 놀다가 '에이~ 학교 바로 앞은데' 하지만 다음날 현실은 부시시한 얼굴로 겨우겨우 헐레벌떡 1교시 수업을 향해 달려가는 동기들을 흔하게 봐왔습니다.
물론, 저도 거기 무리에 껴있다는 사실이 안습이였네요. 즉 많은 시간이 결코 높은 질의 보고서가 나오게 하는 이유는 아니라는 얘기죠!

위에서 말한 <보고서 작성의 기술>의 3가지 S 원칙을 기반으로 컨설턴트는 어떤 기술을 전수해줄지 사뭇+진지+궁금+기대됩니다.

중두난방으로 늘어놓은 작성법이 아니라, 제대로 보고서 작성법의 줄기를 잡고 구성되어 있다는걸 알 수 있네요.
4개의 파트로 구성해서 각각 WARM UP -> SKILL UP -> VISUAL UP -> MAKE UP 이렇게 감잡고 팁등 요령을 터득하고나서 모양좋게 만들어서 최종 완성하게끔 설명을 하고 있습니다.
대개 이런 기술서에서 부록은 그냥 형식상 넣는데 불과한데 <컨설턴트가 알려주는 보고서 작성의 기술 with 파워포인트>는 확실히 저자가 컨설턴트답게 끝까지 책임을 집니다.

첫번재 파트에서는 왜 <컨설턴트가 알려주는 보고서 작성의 기술>책 제목에서 처럼 다른 사람도 아니고 컨설트가 알려주는 보고서 작성법이어야 했는지 설명하고
그 컨설턴트가 작성한 보고서들이 일반 보고서들과 어떻게 다른지 예제를 통해 확인시켜 줍니다.

그리고 여러가지 툴중에 마이크로소프트사의 파워포인트(Powerpoint)를 보고서 작성 도구로 사용하는 이유에 대해서도 정리흘 해줍니다.
사람마다 선호하고 작성하는데 있어 맞는 툴이 좀 다를 수 있지만 사실, 발표를 위한 PT자료뿐만 아니라 보고서 작성에는 타의추종을 불허한다고 개인적으로도 생각하네요.
내가 정리한 여러 장의 보고서내용들은 파워포인트같은 도구를 얼마나 잘 활용하느냐에 따라서 미운오리에서 백조로 멋찌게 완성될 수 있으니 익숙하지 않더라도 참고를 꼭 해주세요.

이 책을 보면서 <컨설턴트가 알려주는 보고서 작성의 기술>이 왜 다른 관련서적들과 다르냐는 바로 이런 자료들이 수록됐기 때문이예요.
"CASE STUDY" 라는 페이지로 52개의 보고 샘플과 40개의 활용 템플릿을 제공한다는 것인데요. 컨설턴트인 저자가 직접 그동안 해온 실제 자료들을 샘플화하였기에 답습하듯 바로 써먹어도 되고 어떻게 보고서가 실무에서 작성되는지 체크하는 용도로 좋습니다.

각 파트별로 섹션을 읽다가 중간에 이런 "CASE STUDY" 라는 페이지에서 해당되는 내용의 샘플을 보여주면서 눈과 귀, 그리고 머리로 보고서 작성의 눈을 트이게 해주는 역할을 합니다.
파트1에서는 컨설턴트가 작성한 14개의 보고서를 샘플로 보여주면서 각 보고서들이 단계별로 어떻게 작성되고 보고서에 사용되는 각종 데이타양식과 표현 방법들을 예시해주네요.

이렇게 본격적인 보고서 작성 스킬을 익히기전에 워밍업(WARMING UP)차원에서 전체적인 윤곽을 잡으라는 의도인으로 보이네요.

두번째 파트는 본격적으로 보고서 작성 스킬 업(SKILL UP)단계로 메인 작성 도구로 사용될 파워포인트에 대해 알아보게 됩니다. 물론, 그동안 보고서 작성할때 많이 사용해본 분들이라면 익숙하시겠지만 새로운 슬라이드 열고 멍하던 때가 다들 있으실겁니다.

파워포인트로 보고서를 쓴다고 하면 가장 많은 부분은 글을 이루는 텍스트이며 글자나 글머리, 글꼴에 대한 설정을 자유자재로 해야 깔끔하면서도 일목요연한 보고서를 작성할 수 있습니다.
작성자는 무심코 글자의 기본옵션만으로 보고서에 타이핑을 칠지 모르지만, 막상 A4출력과는 달리 프리젠테이션 장소에 빔으로 쏴지는 스크린 화면은 다르게 됩니다.

'어~ 내가 PC에서 작업할때는 보고 좋았는데' 라고 생각하지만 보고서 발표를 보는 사람들은 복작하나나 또는 너무 축약된 내용이라 보고서 내용의 파악이 힘들 수 있습니다.
발표자야 한장의 보고서 슬라이드를 보고 설명한다고 해도 어느 정도 한 페이지에서 청중들이 무슨 얘기를 하려는지 제목,소제목,리스트 들을 명확히 구분해줘야 해야 할 것입니다.
따라서 이런데서부터 챙겨나가야 기초를 다질 수 있습니다.

사람의 첫인상은.........어쩌구 저쩌구 말을 하게되죠? 첫인상을 좌우는 건 여러 관점에서 얘기할 수 있는데요.

보고서의 경우는 글꼴과 색상이 아닐까 싶네요.
인터넷에서는 이런 말이 있습니다. "나 농담이냐! 신중해. 궁서체야~"
이 우스게 소리로 들릴지 모르는 말은 궁서체는 일반 고딕체에 비해 왠지 강하게 상대방에게 어필하는 글꼴로 간간히 통용되고 있다는 점을 이용한 것인데요.
사실, 따지고 보면 궁서체는 예전에야 좀 썼지 잘 사용하지 않는 서체입니다.

보고서를 작성할 때, 내 슬라이드 문서에는 무슨 폰트를 쓰지? 한번이상 고민을 해봤을 텐데요.
"하나의 보고서에서는 2~3개의 글꼴이 적당하다" 라고 <컨설턴트가 알려주는 보고서 작성의 기술>에서 제시합니다.
또한 괜히 어중간하고 어울리는 않은 개인취향의 폰트를 쓰느니, 고딕체계열로 맞추는게 안전하게 자신의 보고서 첫인상을 청중이나 클라이언트에게 줄 수 있어요.

또 하나 놓치는 건 바로 색상인데요. 스크린에 빔으로 쏘면야 원본 그래도 칼라풀하게 보여지지만 대개 클라이언트 임원외에는 흑백인쇄로 나눠줍니다.
여기서 문제가 발생합니다. PC로 작업하는 화면에서야 상관없지만 흑백인쇄를 하게 되면 그레이톤에 따라 텍스트 자제가 잘 안보이게 되는 부분도 있으니 주의해서 미리 체크해야 해요.
인쇄뿐만 아니라, 내가 발표하려는 보고서나 제출하는 보고서의 특성을 잘 감안해서 기업의 아이덴티티를 살리는 색상을 쓸지, 내용을 강조하기 위한 색상을 쓸지에 대한 고민도
반드시 필요합니다.

마이크로소프트 오피스 2007 버전부터인가요? 리본메뉴라고 해서 상단의 도구모음을 그룹화시켜서 보여주면서 가득이나 보고서 같은 오피스 문서 작성할때 공간이 부족한데 이 리본메뉴때문에 상하, 세로공간이 협소해졌죠? 의외로 해결법은 간단한데요. 펼치기/접기 처럼 오른쪽에 있는 화살표로 접거나 펼칠 수 있어요.
하지만 접어 버리면 설정 도구 모음이 안보여서 번거로울 수 도 있지만 마우스 오른쪽 버튼으로 나타나는 옵션들로도 어느정도 커버되니 소소한 팁이지만 저도 간간히 요긴하게 사용한답니다.

도형과 선, 이건 저도 처음에 파워포인트로 문서 작성할때 겪어던 부분인데요.
확실히 PC로 작업하는 화면과 막상 출력하거나 빔으로 스크린에 쏴서 보는 것과는 조금씩 차이가 있어서 일종의 경험이 중요한것 같더군요. 하지만 <컨설턴트가 알려주는 보고서 작성의 기술>에서는 저자가 알려주니 꼭 참고하시기를 바래요.

비주얼 업(VISUAL UP), 딱 이 단어만 봐도 촉(!)이 오지 않으세요?

단순히 보고서를 이쁘게 보이도록 하려는 취지가 아닙니다. 보고서의 논리적인 내용전달과 그 내용을 알기 쉽게 최적화하는 기교, 즉 화려한 그래픽적 디자인보다는
보고서에 포함되는 표, 도형, 그래프를 데이타의 특성에 맞게 적절하게 적용하는 요령을 알려줍니다.

파워포인트를 배우면서 많이 듣게되는 슬라이스 마스터, 하지만 잘 사용하는 분은 많지 않고 노가다로 승부를 거시죠?
한마디로 내가 작성할 보고서의 템플릿을 미리 만들어놓는건데요. 약간 개념이 다릅니다. 보통 템플릿이라고 하면 내가 내용만 바꾸면 문서만들기가 쉽도록 한것이지만, 파워포인트에서의 슬라이드 마스터는 마스터 자체가 내가 보고서를 만들면 변경이 되는게 아닙니다.
반대로 내가 슬라이드 마스터에서 필요한 슬라이드를 지정해서 슬라이드 문서를 만들다가 '어~ 색상이나 문구를 바꿔야돼' 할때, 바로 그때 슬라이드 마스터메뉴로 들어가서 필요한 부분을 수정하면 내가 현재 작업하던 수십~수백장의 보고서의 모든 부분(타이틀바 문구라던가 색상, 배경 등)이 일괄로 수정되서 적용됩니다.

이 책은 참 짜임새있게 구성해놨다고 보아지는 점들이 있습니다. 책 편집자와 원고 저자와 충분한 협의가 이루어져서 저자가 의도한 책의 내용이 잘 들어가 있고 전문가의 노하우라는 부분들도 적재적소에 잘 배치됐습니다.

보고서는 표와의 전쟁이라고 해도 과언이 아닌데요. 표만 작성하면 뭐해요. 이걸 토대로 그래프도 같이 맞물려 가서 분석을 해줘야 하니까요!

<보고서 작성의 기술> "CASE STUDY" 에서는 보고서에 많이 사용되는 대표적인 표 편집 기능을 상세하게 찝어줍니다. 블로그같은데서 많이 사용되는 중앙정렬은 보고서에서는 그리 좋은 정렬방식은 아닙니다.
또한 표의 여백과 선두께는 표안의 데이터를 전달하기에 문제가 생길 수 있습니다.
빼곡히 데이터를 넣는다고 정리를 잘 한게 아니고 표안의 데이터가 그래프로 작성되면서 보고서 내용의 분석결과가 상대방에게 잘 전달되어 이해가도록 해야 한다는 얘기입니다.

보고서는 그냥 각각의 문서마다 잘 정리만 하면 되겠지? 라는 아마추어적인 생각을 하기때문에 설득력이 떨어지는 겁니다.

보고서는 전체를 바라봐야 합니다. 내가 작성할 보고서나 어떤 내용을 담아야 하고 어떤 사람들에게 어떻게 전달되야 하는지를 파악해야 해요.
그렇게 파악된 생각은 보고서의 데이터들이 표, 도형, 그래프 중 어떤 것을 활용한 패턴일지 결정하게 되는 거죠!

이 시점에 고민을 하게 되죠? 내가 만들 보고서가 어떤 유형이지? 어떤 패턴으로 작성되야 할까?

<보고서 작성의 기술> 이책의 장점 중에 하나가 뭐라고 했죠? 바로 "CASE STUDY"라고 했죠?

어마어마한 양의 보고서 패턴 샘플이 책에서 제공됩니다. 그럼, 패턴만 선정하면 끝일까요? 아니죠~~~

자 이제 파트4의 "MAKE UP" 단계를 마무리하려면 보고서의 틀을 잡아야 합니다. 홈페이지 디자인으로 따지면 화면설계, 즉 스토리보드가 필요하고 그 스토리보드의 축이 되는 목차 및 초안 구성이 선행되어야 합니다. 그렇게 요소와 공간을 분할하고 아까 얘기한 패턴 및 유형대로 내용을 채워나가게 되는 것이죠.

부록에서는 "컨설턴트의 보고서 작성 실무 A to Z" 으로 일종의 팁북같은 파트라고 생각되네요. 파트1에서 파트4까지 책을 읽으면서 이제 내가 보고서를 작성할때 어떤 순서로
어떻게 접근해야 하는지 이해가 됐다면 시작하세요. 하지만 또 우리가 이 책 한번 읽었다고 보고서 작성의 달인이 되는건 아니잖아요.

이책 부록에는 그런 요소보다는 저자가 실제로 보고서를 작성할 때 사용하는 방식 및 순서가 담겨져 있어요.
각자의 분야가 다르고 문서 작성 스타일도 다르기에 부록 부분이 맞지 않을 수도 있지만 그래도 저자가 현업 컨설턴트로써 많은 경험을 토대로 집약된 페이지이니 꼭 훍어보고 자기것으로 만들어보면 분명 좋은 스킬을 간접적으로나마 배양시킬 수 있을 겁니다.

내가 무언가를 만들어야 할 때, 누군가의 도움이 필요할 때가 있습니다. 하지만 그런 도움을 받을 수 있는데는 한계가 있습니다.
사실 대부분은 잘 하는 사람이 대신해서 다 해줬으면 하는 바람이 있을테고 그래서 대학가에서는 이미 리포트 대리로 작성해주는 장사가 생겼었던거죠.

회사에서의 업무보고, 사업권을 따내기 위한 제안 보고서 등 다양한 곳에서 보고서는 사용되며 작성하는 사람마다 보고서 문서는 천차만별입니다.
우리가 이번에 <컨설턴트가 알려주는 보고서 작성의 기술>책을 통해서 배운 내용은 한번에 다 담을 수 없고 내것으로 만들려면 어느 정도의 연습이 필요합니다.

그런 트레이닝의 시간이 필요하고 또 그런 시간들은 자신의 노력 여하에 따라 생각보다 빨리 성장할 수 있습니다.
연습만 하면 연습에서 끝납니다. 연습을 실전처럼, 내가 작성할 실제 보고서에 바로 적용하면서 사수한테 깨지면서 그 기술을 익혀나간다면 "3S 원칙"을 적용해서 자기만의 보고서 작성 노하우를 키우게 될 겁니다.

물론, 수많은 회사에서 부분적으로 소개된 책의 정보만으로 보고서의 달인이 되는것은 불가능하며 그 회사나 사업안건에 대한 적용도 힘듭니다. 하지만,오늘도 야근을 하면서 보고서를 작성하고 있을 여러분에게 흰 백지상태에서 도움이 될겁니다.

* 원고는 모두 포함되어 있으며 이미지 첨부 제한으로 부득이하게 책 내용 사진과 편집된 원본 글은 아래를 통해 확인해주세요 ^^

* 서평 전문 보기 http://blog.naver.com/kgbdiy/220827084586